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Active Sourcing – Das Potenzial der aktiven Kandidatenansprache

Die Veränderungen auf dem Arbeitsmarkt haben dazu geführt, dass es nicht mehr ausreicht Stellenanzeigen zu schalten und auf Kandidaten zu warten. Möchtest du die besten Talente für dein Unternehmen gewinnen, solltest du stattdessen selbst aktiv werden: Mit Active Sourcing.

Durch diese proaktive Maßnahme können qualifizierte Kandidaten identifiziert, angesprochen und schließlich in deinen Rekrutierungsprozess eingebunden werden. In Kombination mit einer zielgerichteten Strategie hilft das Active Sourcing deinem Unternehmen dabei, die Positionierung am Arbeitsmarkt langfristig zu stärken und die besten Fachkräfte zu gewinnen.

Das erwartet dich in diesem Beitrag:

Active Sourcing Definition


Active Sourcing ist eine proaktive Methode der Personalbeschaffung, bei der passende Kandidaten aktiv identifiziert und kontaktiert werden. Im Gegensatz zur traditionellen Stellenausschreibung werden Kandidaten also gezielt angesprochen, um ihr Interesse zu wecken und in einen Dialog zu treten. Active Sourcing ist sowohl intern als auch extern anwendbar und ermöglicht es auch, potenzielle Talente anzusprechen, die derzeit nicht aktiv auf Jobsuche sind.

Die alternative Bezeichnung als „Effective Sourcing“ betont die Effizienz dieser Methode, die sowohl für große Konzerne als auch für kleinere Unternehmen geeignet ist. Zu den Vorteilen im Active Sourcing zählen:

  • Zugang zu passiven Kandidaten
  • Erhöhte Qualität der Bewerber
  • Aufbau von Talentpools
  • Gezielte Ansprache von Fachkräften
  • Effizienz im Auswahlprozess

Active Sourcing Methoden

Active Sourcing Methoden haben das Ziel, nicht nur neue Talente zu finden, sondern auch langfristige Beziehungen aufzubauen. Durch regelmäßige Kontakte, wie Einladungen zu Veranstaltungen oder Karriere-Newslettern, entsteht allmählich ein eigener Talent Pool. Dieser ermöglicht es, bei Bedarf schnell auf qualifizierte Kandidaten zurückzugreifen, auch wenn sich eine passende Position erst im späteren Verlauf ergibt.

Eine Auswahl an beliebten Active Sourcing Methoden:

  • Boolean-Suche: Sowohl auf Google als auch in Karriereplattformen möglich; gezielte Befehle nutzen, Boolesche Operatoren bspw. AND (sowohl x als auch y sollten enthalten sein), OR (entweder x oder y enthalten), NOT (x sollte nicht enthalten sein), Anführungszeichen um den exakten Wortlaut für die Suche zu übernehmen
  • Social-Media-Sourcing: Beschreibt die Nutzung von sozialen Medien für die aktive Suche nach Kandidaten. Je nach Plattform können Profile durchsucht und Kandidaten direkt angesprochen werden.
  • X-Ray Sourcing: Mithilfe von Suchmaschinen und dem Einsatz von Suchoperatoren (bspw. „site:“ zur Angabe der zu durchsuchenden Website) werden potenzielle Kandidaten gesucht. Dabei wird ähnlich zu einem Röntgengerät in Websites gesucht, welche keine eingebaute Suchfunktion besitzen.
  • Harvesting: Strategisch werden Informationen über potenzielle Kandidaten zusammengesucht, um eine langfristige Beziehung aufzubauen und den Kandidaten in einen Talentpool zu übernehmen.
  • Referral Sourcing: Hierbei werden die Kontakte der eigenen Mitarbeiter genutzt, um vielversprechende Kandidaten ausfindig zu machen.
  • Profile Mining: Profile Mining bezieht sich auf die gezielte Durchsuchung von Online-Plattformen und -Datenbanken, um qualifizierte Kandidatenprofile zu identifizieren und für Rekrutierungszwecke zu nutzen. Meist wird die Jobbezeichnung für die Suche verwendet.
  • CV Database Search: Im Gegensatz zum Profile Mining werden hierbei mehr Informationen, wie komplette Lebensläufe, analysiert.

Active Sourcing Tools

Verschiedene Active Sourcing Tools helfen dir dabei, potenzielle Kandidaten zu identifizieren, anzusprechen und langfristig zu verwalten. Besonders Suchmaschinen sowie soziale Plattformen und berufliche Netzwerke sind aus dem Alltag eines Recruiters nicht mehr wegzudenken.

Um die Suche besonders effizient zu gestalten, kannst du dir zudem verschiedene Browser-Erweiterungen herunterladen. Für das Active Sourcing wird häufig der Chrome-Browser empfohlen, für eine Vielzahl nützlicher Tools bereitsteht. Mit dem Multi-Highlighter lassen sich beispielsweise bestimmte Begriffe auf Seiten hervorheben, um das Screening zu beschleunigen. Daneben gibt es Erweiterungen, welche dich bei der Erstellung von Suchstrings unterstützen oder mehrere Plattformen gleichzeitig durchsuchen können.

Mit einem Empfehlungsmanager (bspw. von softgarden oder firstbird) gehst du Mitarbeiterempfehlungen strukturiert an. Die Software hilft dir dabei, Mitarbeiter ausfindig zu machen, welche aufgrund ihrer Qualifikationen oder des (beruflichen) Hintergrunds womöglich passende Kandidaten für eine Position kennen. Dieses Vorgehen eignet sich besonders, wenn das Unternehmen einen hohen Recruitingbedarf hat.

Active Sourcing Strategie

Eine erfolgreiche Active Sourcing Strategie erfordert eine gezielte Herangehensweise. Sie beginnt mit der klaren Definition des Jobprofils und der Erstellung einer passenden Candidate Persona, die auch den kulturellen Fit für dein Unternehmen berücksichtigt. Die Auswahl der richtigen Kanäle für die Ansprache ist ebenso entscheidend, wie die spätere individuelle Kommunikation der relevanten Unternehmensvorzüge.

Insgesamt ist es wichtig, Zeit und Ressourcen effizient einzusetzen und klare Ziele zu definieren, wobei Qualität stets vor Quantität steht. Das übergeordnete Ziel ist es, den perfekten Match zu finden und langfristige Beziehungen zu potenziellen Kandidaten aufzubauen, um die besten Talente für das Unternehmen zu gewinnen.

Active Sourcing Prozess

Der Active Sourcing Prozess verläuft kontinuierlich. Jeder Schritt sollte sorgfältig geplant und auf die Bedürfnisse der Kandidaten sowie auf die Ziele des Unternehmens abgestimmt werden. Die einzelnen Schritte im Überblick:

  1. Strategie erstellen: Wie zuvor bereits erläutert, steht am Anfang des Active Sourcing Prozesses die Ausarbeitung der Zielgruppe, des Jobprofils sowie der Zielvorgaben.
  2. Planung & Vorbereitung: In der Planungsphase geht es darum Schlüsselwörter und Strings festzulegen sowie eine geeignete Methode für die Kandidatenansprache zu finden. Es können erste Mustertexte für Kontaktanfragen und Reminder formuliert werden, welche jedoch in jedem Falle individuell an den Kandidaten angepasst werden sollten.
  3. Gezielte Recherche: Auf den zuvor festgelegten Kanälen beginnt die Suche nach qualifizierten Kandidaten. Dabei wird überprüft, ob ein Kandidat die notwendigen Merkmale aus dem Anforderungsprofil erfüllt.
  4. Überprüfung & Auswahl: Kandidaten, die auf der Trefferliste erscheinen werden noch einmal genauer überprüft. Dabei wird ihr Profil sorgfältig ausgewertet.
  5. Individueller Erstkontakt: Mit einem personalisierten Anschreiben soll das Interesse des Kandidaten geweckt werden. Dabei werden vor allem die Vorteile vom Unternehmen sowie die individuellen Karrieremöglichkeiten hervorgehoben.
  6. Telefonisches Interview: Im besten Fall erfolgt auf die erste Nachricht ein kurzer Austausch mit dem Kandidaten, welcher zu einem ersten telefonischen Interview führt. Am Telefon werden dann die Stelle und das Unternehmen genauer vorzustellen. Dabei werden Rahmenbedingungen und Rückfragen geklärt.
  7. Regulärer Auswahlprozess: Passt alles, wird der Kandidat in den regulären Auswahlprozess überführt. Hier gilt es den Fachbereich zu informieren, aus welcher Quelle der Bewerber stammt. Ansonsten kann es zu Fehltritten, wie unpassenden Fragen („Warum haben sie sich beworben? Wie haben sie von uns erfahren?“) im Vorstellungsgespräch kommen. Gegebenenfalls muss der Kandidat noch weitere Bewerbungsunterlagen nachreichen.
  8. Feedback und Follow-up: Unabhängig davon, ob es für beide Seiten zu einem Match kommt, ist ein respektvolles Feedback wichtig. Selbst wenn ein Kandidat nicht in Frage kommt, kann er in Zukunft für eine andere Position in Frage kommen. Daher ist der langfristige Beziehungsaufbau und die Aufnahme in einen eigenen Talentpool im letzten Schritt so entscheidend.

Active Sourcing Kanäle

Bevor du eine Auswahl an Active-Sourcing-Kanälen vornimmst, solltest du ein genaues Bild deiner Zielgruppe besitzen: Wie sieht ihr Alltag für gewöhnlich aus? Welche Plattformen werden regelmäßig besucht? Auch ein Blick in die Nutzerstatistiken kann dir dabei helfen, neue Kanäle für dein Recruiting ausfindig zu machen. Bei StudySmarter erhältst du beispielsweise Zugriff auf mehr als 21 Millionen junge Talente, welche sich ambitioniert auf ihre Schul- und Universitätsprüfungen vorbereiten.

Weitere Active Sourcing Kanäle:

  • Business-Plattformen: Auf Plattformen wie Xing und LinkedIn stehen Beruf und Karriere im Fokus. Um das volle Potenzial ausschöpfen zu können und alle Profilangaben sehen zu können, muss jedoch ein Premium-Account angelegt werden. Möchtest du die Suchfunktion nutzen, sollten deine Angaben möglichst spezifisch sein: Derzeitige Position, Stadt, Fähigkeiten oder Tools, Branche, …
  • Fachspezifische Plattformen: Unter IT-Fachkräften hat sich vor allem GitHub als erste Anlaufstelle für Fragen zu Themen wie Softwareentwicklung oder Coding-Problemen entwickelt. Gemeinsam mit anderen Nutzern werden Problemlösungen gefunden und Interessen ausgetauscht. Um hier nach potenziellen Kandidaten Ausschau zu halten, ist Geduld gefragt. Auf einigen Nutzerprofilen ist eine E-Mail-Adresse oder ein Link zu einem Profil auf sozialen Netzwerken zu finden. Ebenfalls muss in jedem Falle der Datenschutz für die Kontaktaufnahme beachtet werden.
  • Lebenslauf-Datenbanken: Einige Plattformen bieten eigene Lebenslauf-Datenbanken an, in welchen nach Qualifikationen gesucht werden kann. Kandidaten können dort ihre beruflichen Hintergründe, Fähigkeiten und Erfahrungen erfassen, um für Jobangebote kontaktiert werden zu können.
  • Eigener Talentpool: Software nutzen, um die eigene Datenbank zu durchsuchen: Wer hat schon einmal Interesse gezeigt? Wer kam zu einem früheren Zeitpunkt nicht in Frage?
  • Persönliche Präsenz: Neben den Online-Varianten können auch vor Ort Kandidaten aktiv angesprochen werden. Beliebt sind hierfür besonders Karrieremessen, beispielsweise an Schulen oder Hochschulen. Durch das Ausfüllen eines kurzen Interessentenbogen, kann ein Interessent zu einem späteren Zeitpunkt erneut kontaktiert werden.
  • Soziale Netzwerke: Besonders die Generation Z nutzt Instagram, TikTok oder Snapchat täglich. Mit etwas Geschick ist es auch hier möglich, mögliche Kandidaten zu finden.

Die perfekte Ansprache – Active Sourcing Beispiele

Dein Active Sourcing Anschreiben sollte persönlich, ansprechend und individuell auf den Kandidaten zugeschnitten sein. So gelingt dir der Erstkontakt:

  • Betreffzeile: Wenn die Plattform eine Betreffzeile zulässt, solltest du die Gelegenheit nutzen, um das Interesse zu wecken. Erkläre in kurzen Worten, worum es geht und stelle den Mehrwert für den Kandidaten in den Vordergrund.
  • Persönliche Ansprache: Verzichte auf eine generische Grußformel und verwende den (Vor-)Namen des Kandidaten. Der Schreibstil sollte an das Unternehmen angepasst sein und dessen Charakter widerspiegeln. Du solltest zudem erwähnen, wieso du denkst, dass die Person zu der Stelle passt. Hierfür solltest du spezifische Fähigkeiten, Erfahrungen oder Projekte des Kandidaten hervorheben, die dich auf ihn aufmerksam gemacht haben. An dieser Stelle merken Kandidaten recht schnell, ob du dich wirklich mit ihrem Profil befasst hast.
  • Anliegen vorstellen: Benenne die zu besetzende Stelle im Unternehmen und dich sowie das Unternehmen kurz vor. Zeige, was den Arbeitgeber ausmacht und welche langfristigen Karrierechancen auf den Kandidaten warten.
  • Call to Action: Animiere den Kandidaten dazu den Kontakt zu erwidern. Hinterlasse verschiedene Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme, wie Telefonnummer oder Mail-Adresse. Tipp: Wenn du dein Anschreiben mit einer offenen Frage abschließt, ist es einfacher in einen Dialog zu treten. Gutes Active Sourcing sollte ein Gespräch sein, kein Verkaufsmonolog.

Hallo [Name],

wie ich auf deinem Profil und in deinen geteilten Beiträgen gesehen habe, hast du bereits Erfahrung mit [Thema]. Ich bin für [Unternehmen] auf der Suche nach [Position]. [Unternehmensbeschreibung + Erklärung, wieso die Stelle besetzt wird]. Was muss dir das Arbeitsfeld bieten können, damit du dich wohlfühlst? Lass uns gerne gemeinsam schauen, ob du mit [Unternehmen] deine Traumposition findest!

Viele Grüße

Abschließende Tipps für die aktive Kandidatenansprache

Ein erfolgreiches Active Sourcing erfordert Geduld, Sorgfalt und Durchhaltevermögen. Dein Ziel sollte es sein, eine positive Verbindung aufzubauen, die für beide Seiten wertvoll ist. Hier sind einige abschließende Tipps:

  • Profil pflegen: Auch Nutzer werden nach Informationen zu ihrem Ansprechpartner suchen. Sorge daher dafür, dass dein Personal Branding stimmt und du über ein ansprechendes Profil in den sozialen Netzwerken verfügst.
  • Knowhow speichern: Bist du erfolgreich gewesen bei der Suche nach potenziellen Kandidaten? Dann speichere dir verwendete Suchketten und Wege ab, um später daran anknöpfen zu können.
  • Terminvereinbarung: Wenn du in deinen Nachrichten die Möglichkeit anbietest direkt über einen Link (bspw. mit Calendly) einen Termin zu buchen, machst du die Kontaktaufnahme für den Kandidaten einfacher und schaffst eine erste Hürde aus dem Weg.
  • Follow-up: Falls der Kandidat nicht reagiert, kannst du dein Interesse in einem höflichen Follow-up erneut bekunden. Sei dabei nicht zu aufdringlich und achte auf einen abgemessenen Abstand zur Ursprungsnachricht.
  • Talentpool: Biete Kandidaten an, in deinen Talentpool aufgenommen zu werden, auch wenn es mit der aktuellen Position nicht geklappt hat.

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