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Werkstudenten Vorteile – Arbeitgeber auf früher Talentsuche

Werkstudenten bieten viele Vorteile für Arbeitgeber: Die Lohnnebenkosten sind besonders niedrig, bestehende Prozesse profitieren von einem frischen Blickwinkel und der Einstieg für eine Festanstellung nach dem Studium wird geebnet. Damit du das volle Potenzial der frühzeitigen Talentsuche ausschöpfen kannst, haben wir dir hier die wichtigsten Infos für eine Werkstudenten-Anstellung zusammengetragen:

Werkstudenten Voraussetzungen – Arbeitgeber benötigen keine Zulassung

Grundsätzlich ist erst einmal jedes Unternehmen dazu berechtigt, eigene Werkstudenten zu beschäftigen. Anders ist das beispielsweise bei Ausbildungsbetrieben, für welche ein gesonderter Nachweis notwendig ist. Um Werkstudenten einstellen zu können, muss das Studium weiterhin den Schwerpunkt der Tätigkeit darstellen.

Gleichzeitig müssen folgende Kriterien für den Werkstudenten-Status erfüllt sein:

  • Während der gesamten Beschäftigungszeit müssen die Studenten in Vollzeit an einer Hochschule immatrikuliert sein. Hierfür solltest du dir vor der Anstellung die aktuelle Studienbescheinigung vorlegen lassen.
  • Die Studenten dürfen sich nicht in einem Urlaubssemester befinden.
  • Das 25. Fachsemester darf noch nicht überschritten worden sein.

Eine Werkstudenten-Anstellung ist zudem nicht möglich für

  • Promotionsstudierende,
  • Teilzeitstudierende,
  • Teilnehmer dualer Studiengänge und
  • Gasthörer.

Werkstudent Regelungen – Wöchentliche Arbeitszeit beachten

Sowohl Studenten, als auch Unternehmen profitieren von einem Werkstudenten-Vertrag. Damit dieser zum Einsatz kommen kann, gilt es einige Regelungen zu beachten:

  • Die regelmäßige Wochenarbeitszeit darf 20 Stunden nicht überschreiten.
  • Diese Beschränkung gilt nicht in der vorlesungsfreien Zeit.
  • Pro Jahr dürfen jedoch maximal 26 Wochen über der 20-Stunden-Regelung gearbeitet werden.

Arbeitet der Student über die regelmäßige Arbeitszeit hinaus, verfällt der Werkstudenten-Status und die volle Versicherungspflicht kommt zum Tragen. Für die Werkstudent-Regelungen werden parallel laufende Beschäftigungen zusammengerechnet. Du solltest daher vorab bei deinen Kandidaten erfragen, ob eine weitere Beschäftigung vorliegt.

Erhält der Student offiziell und schriftlich das Gesamtergebnis seiner Prüfungsleistung, entfällt auch der Anspruch auf eine Anstellung als Werkstudent. Stichtag ist hierfür der Ablauf des Monats der Notenbekanntgabe.

Abgaben Arbeitgeber für Werkstudenten

Arbeitgeber profitieren durch eine Einstellung von Werkstudenten von besonders niedrigen Lohnnebenkosten. Durch einen Wegfall von einem Großteil an Versicherungen bleibt auf Arbeitgeberseite häufig nur ein kleiner Anteil an der Rentenversicherung.

Werkstudent Gehalt – Wettbewerbsfähige Vergütung

Werkstudenten fallen unter das Mindestlohngesetz. Da sie als vollwertiges Teammitglied in Prozesse eingebunden werden können und häufig über mehr Erfahrung als Praktikanten verfügen, fällt ihre Entlohnung häufig auch höher aus. Auf glassdoor wird für den Stand April 2023 ein durchschnittliches Grundgehalt für Werkstudenten in Deutschland i.H.v. 15 €/Std. angegeben. Die Vergütung ist dabei abhängig von:

  • Qualifikation: Bachelor oder Master? Welches Semester?
    Bachelorstudierende werden i.d.R. etwas geringer bezahlt als Masterstudierende, welche bereits weitere Vorerfahrung vorweisen können.
  • Studiengang: Bei den Studiengängen haben beispielsweise MINT-Studierende im Durchschnitt gehaltstechnisch die Nase vorn.
  • Unternehmensfaktoren: Unternehmensgröße, Standort und Branche.

Auch für Werkstudenten gibt es einen Steuerfreibetrag, welcher im Januar 2023 bei 10.908 €/Jahr liegt. So können Studenten bis zu 909 €/Monat steuerfrei verdienen. Das Werkstudent-Gehalt nimmt zudem Einfluss auf zusätzliche Leistungen, wie beispielsweise den BAföG-Bezug.

Werkstudenten Sozialversicherung – Beiträge & Abgaben

Mit einer Werkstudenten-Anstellung entfällt der zu zahlende Beitrag zur Arbeitslosenversicherung. Der Beitrag zur Rentenversicherung ist von beiden Seiten gleichermaßen zu zahlen. Der Prozentsatz beträgt hierfür niedrige 9,35 %. Als Arbeitgeber wirst du zusätzlich auch von deinem Anteil zur Kranken- und Pflegeversicherung befreit.

Innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsstart musst du jedoch die Anmeldung bei der dir vorliegenden Krankenkasse vornehmen. Anders als für den Arbeitgeber wird von Werkstudenten weiterhin der normale Beitrag zur studentischen Kranken- und Pflegeversicherung getragen.

Auf der sicheren Seite bist du, wenn du die Versicherungspflicht vorab mit deiner zuständigen Krankenkasse oder Berufsgenossenschaft abklärst.

Werkstudenten beschäftigen – Vertrag und Aufgaben

Ein wichtiger Bestandteil für die Einstellung von Studenten ist der Werkstudenten-Vertrag, welcher den Rahmen für die Beschäftigung festhält. Darüber hinaus kannst du spezifische (Lern-)ziele, Projekte und Aufgabengebiete vorab mit deinen Werkstudenten besprechen. Auf diese Weise ermöglichst du es deinen Werkstudenten, ihr Wissen bestmöglich einzubringen und einen tiefergehenden Einblick in deinen Unternehmensalltag zu erhalten.

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Werkstudenten Vertrag – Rahmenbedingungen festhalten

In einem Werkstudenten-Vertrag werden die rechtlichen Rahmenbedingungen für das Anstellungsverhältnis festgehalten. Die folgenden Angaben sollten dabei enthalten sein:

  • Name und Anschrift des Arbeitgebers sowie Werkstudenten
  • Startdatum des Beschäftigungsverhältnisses
  • Einsatzort
  • Beschreibung der Tätigkeit
  • festgesetzte Arbeitszeit
  • Gehaltsangabe (Brutto-Stunden-Lohn)
  • Urlaubsanspruch
  • Pausenregelung im Unternehmen
  • Kündigungsfristen

Zusätzlich kann beispielsweise die private Nutzung des Internets und der Arbeitsgeräte, die Regelung von möglichen Dienstreisen oder Nebentätigkeiten sowie eine Verschwiegenheitsklausel festgelegt werden. Ebenfalls sollte eine Einwilligung zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten unterschrieben werden.

Alle rechtlichen Bedingungen für das Einstellen eines Werkstudenten findest du auch in unserer kostenlosen Compliance-Checkliste.

Aufgaben für Werkstudenten – Theorie und Praxis verbinden

Werkstudenten sollten als vollwertige Teammitglieder angesehen und in den täglichen Unternehmensalltag einbezogen werden. Die Aufgaben können dabei ganz unterschiedlich aussehen – je nach Studiengang und Abteilungsbereich.

Achte bei der Gestaltung des Arbeitsalltags auf Abwechslung und verschrecke deine Werkstudenten nicht mit einer täglich wiederkehrenden Routine aus Aktenordnen und Kopieren. Auch wenn diese Aufgaben zum Job dazu gehören, sollten sie nicht den Großteil der Beschäftigung ausmachen. Schließlich wollen auch die Studierenden einen Einblick in mögliche Tätigkeitsfelder nach dem Studium erhalten und dich als potenziellen Arbeitgeber kennenlernen.

Ein Werkstudent der Allianz beschreibt seinen Arbeitsalltag beispielsweise so:
„Als Werkstudent betreue ich zurzeit rund 40 Agenturen […]. In meinem Alltag unterstütze ich die Agenturen bei Digitalisierungsprozessen, den Führungskreis beim Monitoring Prozess und helfe bei der Konzeptentwicklung. Zu meinen Hauptaufgaben gehören die Planung und Kontrolle von Digitalisierungszielen. Dabei steht die Implementation von Digitalisierungstools und die Optimierung des Google Rankings im Vordergrund.“

Mögliche Aufgaben für Werkstudenten umfassen:

  • projektbezogene Arbeiten,
  • das Einführen von neuen Systemen,
  • die Planung von Veranstaltungen,
  • das Begleiten von Relaunchens.

Du solltest deinen Werkstudenten ermöglichen, eigene Ideen einzubringen und gelerntes Wissen in der Praxis zu erproben. Zugleich sollte den Studierenden ein fachlicher Ansprechpartner zur Seite stehen, an den sie sich jederzeit bei Fragen oder Problemen wenden können.

Tipp: In unserem kostenlosen Guide findest du alles, was du bei der Einstellung von Werkstudenten beachten musst, auf einem Blick.

Werkstudent – Vorteile und Nachteile Arbeitgeber

Auch wenn Werkstudenten noch keine voll ausgebildeten Fachkräfte darstellen, bieten sie einen hohen Mehrwert für das Unternehmen. Als Arbeitgeber lernst du die zukünftigen Nachwuchskräfte frühzeitig kennen. Dabei können Soft-Skills wie Teamfähigkeit oder Organisationsgeschick aus erster Hand erfahren werden. Passt die Zusammenarbeit für beide Seiten, kann eine Werkstudenten-Stelle einen optimalen Einstieg für eine zukünftige Festanstellung bieten.

Die Werkstudent-Vorteile für Arbeitgeber im Überblick:

  • Frühzeitiger Kontakt zu Nachwuchsfachkräften
    Noch bevor die aktive Jobsuche nach dem Studium beginnt, kannst du erste Kontaktpunkte zu Studierenden herstellen.
  • Chance auf Übernahme nach dem Studium
    Einer Umfrage zufolge, wurden 28 % der Werkstudenten 2018 in eine Festanstellung übernommen. Bei der Übernahme aus einer Werkstudenten-Beschäftigung entfällt ein Großteil der Einarbeitung, da interne Prozesse schon kennengelernt wurden.
  • Ersparnis von Recruitingzeit und -kosten
    Bei einer erfolgreichen Übernahme in eine Festanstellung können zukünftige Recruiting-Bemühungen eingespart werden.
  • Sehr geringe Lohnnebenkosten
    Du zahlst lediglich den Beitrag zur Rentenversicherung, weitere Lohnnebenkosten entfallen.
  • Innovativer Blick auf bestehende Prozesse
    Werkstudentenbringen eigene Erfahrungen aus dem Studium mit und können als Außenstehende einen neuen Blick auf bestehende Prozesse und Projekte gewähren.
  • Testimonial für weitere Kommilitonen der Hochschule
    Sind Werkstudenten von ihrem Arbeitgeber begeistert, steigt die Chance, dass sie ihre Erfahrungen mit Kommilitonen teilen.

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