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Auswahlverfahren Auszubildende – Auf der Suche nach den besten Talenten

Junge Bewerber, die sich für eine Ausbildung in deinem Unternehmen interessieren, bringen in den meisten Fällen keine Berufserfahrung oder Arbeitszeugnisse mit. Verschiedene Auswahlverfahren für Auszubildende helfen dir dabei, einen Blick abseits der Schulnoten zu werfen und mehr über die fachlichen, persönlichen und sozialen Komponenten zu erfahren. Wir zeigen dir, wie du die Personalauswahl von Auszubildenden effizient gestalten und gleichzeitig für eine positive Candidate Experience mit deiner Arbeitgebermarke sorgst.

In diesem Beitrag findest du die wichtigsten Bausteine:

Personalauswahl Auszubildende – Vorarbeit leisten

Das Auswahlverfahren von Auszubildenden dient nicht nur dazu, dass du leistungsstarke Bewerber für dein Unternehmen findest. Der Bewerbungsprozess wirkt sich auch direkt auf die Candidate Experience aus.

Achte daher auf entschlackte, angenehme und moderne Prozesse, um ein positives Bewerbungserlebnis zu schaffen. Ansonsten kannst du Gefahr laufen, potenzielle Auszubildende zu verschrecken. Zugleich werden Erfahrungen mit deinem Unternehmen häufig auch mit den Bekannten oder sogar auf Bewertungsplattformen geteilt. Sorge durch einen wertschätzenden Umgang dafür, dass Bewerber sich während des Prozesses gut aufgehobenen fühlen.

Erstellung eines Anforderungsprofils

Das Anforderungsprofil bildet die Basis für die Personalauswahl von Auszubildenden. Es hilft dir, im Recruiting Zeit und Kosten zu sparen und dient als Grundlage für die Erstellung von Stellenanzeigen. Lies dir auch unseren Beitrag „Azubi Recruiting“ durch, um weitere Vorteile für dein Recruiting zu gewinnen.

In dem Anforderungsprofil hältst du fest, welche Eigenschaften und Kompetenzen zukünftige Auszubildende mitbringen sollten. Dabei solltest du überlegen, welche Interessen und Kenntnisse für den Erfolg der Ausbildung besonders wichtig sind. Das können etwa sein:

  • Kontaktfähigkeit,
  • EDV-Kenntnisse,
  • räumliches Vorstellungsvermögen,
  • Kreativität oder
  • körperliche Belastung.

Die einzelnen Kriterien sollten gewichtet werden: Ist etwas besonders relevant für die Stelle, vergibst du fünf Punkte. Ist ein Kriterium nur ein Nice-to-have, vergibst du entsprechend weniger Punkte. Die vergebenen Punkte werden zusammengezählt und für die spätere Übereinstimmung mit dem Bewerberprofil genutzt.

Das Anforderungsprofil ist außerdem die Basis für die Formulierung von Fragen für das Vorstellungsgespräch: Welche Informationen musst du herausfinden, um die Eignung des Bewerbers ausreichend bewerten zu können?

Ein möglicher Aufbau des Anforderungsprofils für Auszubildende:

  • Ausbildungsplatzbeschreibung
  • Formale Anforderungen
  • Fachkompetenzen
  • Soziale Kompetenzen
  • Methodenkompetenzen
  • Personelle Kompetenzen

Sichtung der Bewerbungsunterlagen

Alle eingehenden Bewerbungen sollten zunächst geordnet werden. Hierbei werden sowohl formale Anforderungen, wie die Vollständigkeit der Unterlagen als auch die individuelle Eignung überprüft. Absteigend nach der Übereinstimmung mit dem Anforderungsprofil lassen sich Bewerber in drei Kategorien einteilen:

  • A: nahezu perfekte Bewerbungsunterlagen. Bewerber erfüllen das Anforderungsprofil in hohem Maße. Direkt eine Einladung zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch senden.
  • B: Leichte Abweichungen zum Anforderungsprofil. Bewerber können für eine zweite Bewerberrunde infrage kommen.
  • C: Weichen erheblich vom Anforderungsprofil ab und finden im weiteren Bewerbungsprozess keine Berücksichtigung.

Bei dir herrscht gerade Flaute im Bewerbungseingang? Hilfreiche Tipps für das Recruiting findest du in unserem Beitrag „Azubis finden„.

Azubi Vorstellungsgespräch und Assessment-Center

Das Azubi-Vorstellungsgespräch und der Einsatz eines Assessment-Centers sind zwei gängige Auswahlverfahren für Auszubildende. Sie helfen dir dabei, mehr über das Interesse, Engagement, Verantwortungsbewusstsein sowie die Leistungsbereitschaft deiner zukünftigen Auszubildenden herauszufinden.

Azubi Vorstellungsgespräch

Das Azubi-Vorstellungsgespräch ist eines der wichtigsten Auswahlverfahren für Auszubildende. Du solltest dieses Gespräch gut vorbereiten und strukturieren, damit du eine vergleichbare Grundvoraussetzung für alle Bewerber schaffst. Das Vorstellungsgespräch ist häufig das erste persönliche Kennenlernen. Verschiedene Fragen geben Aufschluss über die Persönlichkeit, Kenntnisse, Fertigkeiten und Vorstellungen der Bewerber. Dabei erfolgt ein Abgleich auf beiden Seiten: Passt die Ausbildung zum Bewerber?

Azubi Gespräch Leitfaden

Als Grundvoraussetzung für das Azubi-Gespräch sollte eine angenehme Atmosphäre geschaffen werden. Rund Dreiviertel der Bewerber für eine Ausbildung bevorzugt übrigens ein persönliches Gespräch vor Ort. Um subjektive Empfindungen abzumildern, sollten mehrere Personen für das Gespräch anwesend sein. Das Unternehmen adesso setzt beispielsweise auf ein Tandem aus einem weiblichen und einem männlichen Gesprächspartner. Werden jedoch deutlich mehr Unternehmenspersonen in das Gespräch eingeladen, kann das zu einem Stressfaktor für den Bewerber werden.

Ein Azubi-Gespräch-Leitfaden beinhaltet meist diesen Grundablauf:

  1. Begrüßung und Smalltalk
    Dieser erste Teil ist besonders wichtig, um die Stimmung aufzulockern. Da die jungen Bewerber häufig noch nicht viele Bewerbungserfahrungen gesammelt haben, solltest du helfen, die Anspannung und Nervosität zu lösen. Auf diese Weise kannst du dein Gegenüber in einem lockeren Gespräch besser kennenlernen.
  2. Vorstellung und Gesprächsablauf
    Nachdem sich alle Gesprächspartner des Unternehmens vorgestellt haben, kannst du den Bewerber bitten, sich ebenfalls kurz vorzustellen. Im Anschluss kann noch ein Überblick über den Ablauf des Vorstellungsgesprächs erfolgen.
  3. Motivation und Gründe der Bewerbung
    Im nächsten Schritt kannst du Fragen stellen, welche auf die Motivation des Bewerbers abzielen: Wie ist es zu der Bewerbung gekommen? Warum möchte der Bewerber genau diese Ausbildung absolvieren? Was reizt ihn am Berufsbild? Wie stellt er sich die Tätigkeit vor?
  4. Schulischer Werdegang und berufliche Eignung
    Fragen nach dem schulischen Werdegang helfen dabei, mehr über die Interessen und Fähigkeiten des Bewerbers zu erfahren. Hierbei können Lieblings- und Problemfächer oder zusätzliche schulische Aktivitäten zur Sprache kommen.
  5. Soziale Fähigkeiten
    Diese lassen sich am besten in einem Assessment-Center oder durch Probearbeiten erkennen. Trotz allem können auch direkte Fragen hilfreiche Aufschlüsse liefern: Welche Hobbys bereiten dem Bewerber Freude? Was bedeutet Teamarbeit für ihn? Wie verbringt er seine Freizeit mit Freunden? Wie geht er mit Kritik von Eltern oder Lehrern um?
  6. Ablauf der Ausbildung
    Stell den Ablauf der Ausbildung in deinem Unternehmen genauer vor, damit Bewerber einen umfassenden Einblick erhalten und ihre Erwartungen abgleichen können. Das hilft dabei, offene Fragen zu klären und Missverständnissen vorzubeugen. Somit kann die Chance gesenkt werden, dass die Ausbildung nicht das ist, was sich der Bewerber erhofft und er diese frühzeitig abbricht. Gleichzeitig kannst du diesen Teil nutzen, um noch einmal deine Ausbildungsvorteile und mögliche Benefits in den Vordergrund zu rücken.
  7. Offene Fragen des Bewerbers
    Jetzt ist der Bewerber an der Reihe. Ermutige dazu, dass offene Fragen gestellt werden können. Diese Fragen helfen nicht nur dabei, Unstimmigkeiten zu klären, sondern zeigen dir auch, was dem Bewerber wichtig für die zukünftige Ausbildung ist. An der Art der Fragen lässt sich häufig auch ableiten, ob ein Cultural Fit zwischen Unternehmen und Bewerber herrscht.
  8. Abschluss des Gesprächs und Ausblick
    Zeig auf, wie es nach diesem Gespräch weitergeht: Wann kann der Bewerber mit einer Antwort rechnen? Wie ist der weitere Bewerbungsablauf? An welche Person kann sich der Bewerber bei aufkommenden Fragen wenden?
  9. Verabschiedung
    Bedanke dich beim Gegenüber für das Gespräch und begleite ihn noch zum Ausgang. Halte dir anschließend etwas Zeit nach dem Gespräch frei, um deine frischen Gedanken und Eindrücke zu sortieren. Mache dir schriftlich einige Notizen zum Gesprächsverlauf sowie deiner Ersteinschätzung.

Fragen Vorstellungsgespräch als Ausbilder

Basierend auf Ihrem Anforderungsprofil kannst du ausbildungsspezifische Fragen formulieren, um die Eignung für die Stelle abzugleichen. Häufig genutzte Fragen von Ausbildern für ein Vorstellungsgespräch sind beispielsweise:

  • Was weißt du schon über den Ausbildungsberuf?
  • Welche Erwartungen hast du an deine zukünftige Ausbildung?
  • Warum hast du dich für diese Ausbildung entschieden?
  • Welche Schulfächer liegen dir gut? Welche gefallen dir nicht so gut?
  • Was mochtest du an der Schule gar nicht?
  • Wie verbringst du deine Freizeit? Hast du besondere Hobbys, die dir Freude bereiten?
  • Was stört dich an der Schule am meisten?
  • Wie gehst du in Gruppenarbeiten vor? Welche Rolle nimmst du ein?
  • Was sind deine drei größten Stärken und Schwächen?
  • Was bereitet dir Sorgen, wenn du an die Zukunft denkst?

Nicht erlaubt sind Fragen nach der Partei-, Gewerkschafts- oder Religionszugehörigkeit, nach der Familienplanung, Mitgliedschaften in Vereinen, Vorstrafen oder den Vermögensverhältnissen.

Bewertungsbogen Vorstellungsgespräch Azubi

Der Bewertungsbogen sollte vorab mit allen Gesprächspartnern geteilt werden, um offene Fragen abklären zu können. Es ist wichtig, dass alle Beteiligten das gleiche Verständnis der Kriterien haben, damit es später nicht zu Unstimmigkeiten bei der Bewertungsgrundlage kommt.

Innerhalb des Bewertungsbogens solltest du nicht nur Platz für eine Punkt- oder Notenvergabe, sondern auch für weitere Notizen lassen. Schreibe dir während des Gesprächs stichpunktartig Beispiele und Belege mit, damit du später eine bessere Entscheidungsgrundlage besitzt. Eine saubere Dokumentation ist zudem auch vor dem Hintergrund des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes wichtig.

Innerhalb des Bewertungsbogens sollen die Stärken und Schwächen sowie das Entwicklungspotenzial und mögliche Risiken des Bewerbers festgehalten werden. Mögliche Anhaltspunkte können sein:

  • War der Bewerber bei Antworten stets freundlich? Wie war das allgemeine Auftreten?
  • Wurde unangenehmen Fragen ausgewichen?
  • Werden die Anforderungen an den Ausbildungsplatz erfüllt?
  • Wie gut hat sich der Bewerber auf das Gespräch vorbereitet? Wie informiert ist er über die Ausbildungsstelle und unser Unternehmen? Wie groß ist die Motivation/das Interesse an der Ausbildung?

Assessment-Center Ausbildung

Das Assessment-Center ist ein vergleichsweise aufwändigeres Auswahlverfahren für Auszubildende und eignet sich besonders für größere Unternehmen mit mehreren Ausbildungsstellen. Wird es jedoch gut vorbereitet und durchgeführt, bietet es die Möglichkeit einen tieferen Einblick in die kognitiven und sozialen Fähigkeiten der Bewerber zu erhalten. Es kann in zwei Typen unterschieden werden:

  • Klassisches Assessment-Center: Das klassische Assessment-Center findet vor Ort mit meist 5 – 15 Bewerbern statt. Einzeln oder im Team werden vor Ort Übungen bewältigt, um die individuellen Stärken und Fähigkeiten zu bewerten. Die Dauer entspricht überwiegend bis zu 3 Tagen.
  • Online Assessment-Center: Diese Form ist weniger auf die Analyse der Persönlichkeit ausgelegt. Stattdessen kann etwa Wissen zur Branche abgefragt werden oder es erfolgen Übungen zum logischen Denkvermögen und spontaner Handlungsfähigkeit.

Bei einem klassischen Assessment-Center können verschiedene Methoden zum Einsatz kommen, wie Rollenspiele, Gruppendiskussionen oder Einzelgespräche. In den Gruppenaufgaben erhältst du einen besonders guten Einblick in die sozialen Kompetenzen der Bewerber. Beliebt ist zudem die Postkorbübung, bei der es darum geht, eingehende Aufgaben nach Priorität abzuarbeiten.

Grundsätzlich solltest du berufsnahe Aufgaben wählen, welche mit den Tätigkeiten der Ausbildung in Verbindung stehen. Für eine Ausbildung als Sozialversicherungsangestellte/r kann das etwa ein fiktives Verkaufs- oder Beratungsgespräch sein. Hierfür können den Bewerbern verschiedene Produkte zur Auswahl gegeben werden, welche sie bestmöglich präsentieren sollen. Für einen einfachen Einstieg eignen sich Büromaterialien, Bücher oder Technik-Equipment.

Bewerberauswahl Auszubildende – Checkliste & Tipps

Damit du bei deiner Bewerberauswahl für Auszubildende die wichtigsten Punkte im Blick hast, solltest du dir folgende Fragen stellen:

  • Hast du ein Anforderungsprofil für offene Ausbildungsplätze erstellt?
  • Hast du Fragen für das Vorstellungsgespräch vorbereitet?
  • Sind alle Gesprächspartner des Vorstellungsgesprächs mit den Anforderungskriterien vertraut?
  • Hast du die Bewerber über den Ablauf des Bewerbungsprozesses informiert?

Tipp: In unserer kostenfreien Checkliste findest du alles, was du beim Einstellen junger Talente beachten musst.

Menschen lächeln in die Kamera, StudySmarter

Abschließend noch drei Tipps für effiziente Auswahlverfahren:

☑ Match für beide Seiten
Ermögliche zukünftigen Auszubildenden, ein möglichst umfassendes Bild von dir als Ausbildungsbetrieb sowie von dem Tätigkeitsprofil zu erhalten. Die ersten Vorstellungsgespräche können auch zur Berufsorientierung bei jungen Bewerbern dienen und dabei helfen, die richtige Entscheidung zu treffen. Falsche Erwartungen oder leere Versprechungen können später zu einem vorzeitigen Ausbildungsabbruch führen.

☑ Noten sind nicht alles
Schulnoten sagen nicht immer alles über die Eignung eines Bewerbers aus. Gib auch Bewerbern abseits des perfekten Notenschnitts die Chance, dich kennenzulernen. Im Auswahlverfahren kannst du einen Einblick in berufsrelevante Fähigkeiten erhalten. Hast du die personellen Ressourcen, kannst du zusätzlich Nachhilfestunden für die Berufsschule anbieten, um mögliche Defizite auszugleichen. Dieser Extra-Einsatz kann sich durch eine langfristige Bindung des Auszubildenden lohnen.

☑ In Kontakt bleiben
Nach Vertragsunterschrift solltest du den Kontakt bis zum Ausbildungsbeginn aufrechterhalten. Dies sorgt von Beginn an für eine festere Bindung. Lade deine zukünftigen Auszubildenden beispielsweise vorab zu Informationsveranstaltungen oder Betriebsfeiern ein. Wertschätzung kannst du zudem ausdrücken, indem du zum erfolgreichen Schulabschluss gratulierst oder kleine Präsente zum Start verschickst.

Unterstützung im Recruiting von Auszubildenden

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